+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Как составить правильно служебную записку

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Как составить правильно служебную записку

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию. Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов — это служебные записки. Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса. На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Образец служебной записки

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию. Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций.

В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов — это служебные записки. Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений?

Возможные причины:. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т. Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть.

Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции. Служебная записка — это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки — обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации. Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях. В первую очередь служебная записка — основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления далее — ДОУ в спорных ситуациях. К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений.

Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма. Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф. В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме.

Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы. Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма. Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе.

Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств. Организационно-распорядительная документация. Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа — служебной записки.

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа. Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления.

Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части. Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.

Главная цель основной части — разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать.

Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются. Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки — своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц? Бесспорно, решение этих вопросов — прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами.

Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий. Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.

Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.

Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько — с участием службы ДОУ Схема 1 и без нее Схема 2. Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная. Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки.

Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами — лишнее звено.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа при необходимости. Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями.

Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях. Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней исходящей корреспонденции подразделения Пример 3. При регистрации исходящих служебных записок указывается:.

Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам — 1 раз в день, 2 раза в день и т. Срочные служебные записки с четко указанным контрольным сроком необходимо передавать незамедлительно.

При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует. Регистрация входящих записок. При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней входящей корреспонденции подразделения Пример 4 с указанием следующих реквизитов:.

Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы.

Помните, у И. Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство.

Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов. Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной. Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство — зеркальное отражение системы управления этого организма.

Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок — это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов — первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже Примеры 5— Тарасова, специалист по документационному обеспечению. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов.

Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Законопроект о повышении надежности электронной подписи принят в первом чтении.

Работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без сохранения заработка в связи со смертью его дедушки. Как ИП уволить единственного сотрудника, работающего у него по трудовому договору. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Как написать служебную записку. Образец и личный опыт

Служебная записка - образец ее может понадобиться и работодателю, и сотруднику - имеет ряд специфических нюансов. Давайте рассмотрим, как заполняется образец служебной записки. Для чего составляется служебная записка? Структура документа. Где можно скачать пример служебной записки? В служебной записке может отражаться:.

Как составить служебную записку

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. Во второй части последует пример оформления служебной записки. Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне , когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами.

Служебная записка — наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Служебная записка — документ, часто использующийся в деловой сфере.

Скачать пустой бланк служебной записки. Скачать заполненный образец служебной записки. В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов.

Как написать служебную записку? Образец, пример написания, бланк

На практике мы иногда сталкиваемся с таким документом, как служебная записка. Как написать служебную записку и правильно ее оформить? Служебная записка — это не основной, а дополнительный документ, на основании которого принимаются окончательные решения работодателем или руководителем. На основании служебной записки издается приказ, распоряжение, акт или оформляется соглашение между сторонами. Служебная записка не является обязательным документом для делопроизводства.

Как написать служебную записку образец? Данный вопрос часто волнует сотрудников различных предприятий, организаций, ведомств и учреждений.

Служебная записка. Образец написания

Доброго дня мои читатели! Я поделюсь с вами своим опытом и расскажу как правильно написать служебную записку. Еще совсем недавно несколько лет назад я тоже думал что составить и написать служебную записку совсем не сложно. Но как оказалось на самом деле это совсем не так легко.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Москва, улица Щипок, д. После консультации в офисе Вы получаете юридическое заключение с ссылками на законы и судбеную практику по Вашим вопросам. Ведущие адвокаты и юристы Москвы с опытом работы более 20 лет. После консультации в подарок Вы получаете карту HELPCARD. По которой Вы и ваши ближайшие родственники сможете получить неограниченное количество консультаций в офисе или по телефону.

На практике мы иногда сталкиваемся с таким документом, как служебная записка. Как написать служебную записку и правильно ее.

Как написать служебную записку - пример и образец написания.

Теперь в здании по улице Толмачева жители региона смогут бесплатно получить совет и помощь. Центр заработал по инициативе губернатора Евгения Куйвашева. Это уже пятый Дом юриста в России и первый в Свердловской области.

В нем будет действовать центр оказания бесплатной помощи.

Как правильно написать служебную записку - образец?

Скажите, что, согласно законодательству, мне ожидать в такой ситуации. Бывший муж не может простить, что после развода с ним я создала семью с другим человеком.

Консультация юриста по военным вопросам: сферы информирования 3. Где в законе сказано о том, что УФМС сам должен запрашивать эту форму Вопрос номер: 537 В Интернете нашла информацию, что УФМС сами должны запрашивать форму 32 из военкомата (это касательно загранпаспорта) и даже ссылку на закон.

Инструкция: составляем служебную записку

Но как получить квалифицированную юридическую помощь. Не обязательно искать очной встречи с адвокатом или юристом. Достаточно иметь под рукой телефон или выход в интернет. Дистанционно можно задать вопрос юристу, который углубленно ориентируется в своей отрасли законодательства.

Add to Flipboard Magazine. Ежедневная рассылка новостей KP. RU Комментарии: A A - Опытные юристы и адвокаты. И этим все сказанно.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно создать и оформить ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ?
Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Мария

    оригинально. нужно глянуть

  2. syncthapami

    Молодец парень. Отвертелся.

  3. Анисья

    Я думаю, что Вы ошибаетесь. Предлагаю это обсудить. Пишите мне в PM.

  4. Каролина

    Да уж, спасибо

  5. Всеслава

    Я считаю, что тема весьма интересна. Предлагаю всем активнее принять участие в обсуждении.

  6. Клементий

    У меня похожая ситуация. Готов помочь.